REG Nordwestbrandenburg

Roadmap für eine Digitalisierungsstrategie der REG Nordwestbrandenburg

Das Unternehmen

Die Regionalentwicklungsgesellschaft Nordwestbrandenburg (REG Nordwestbrandenburg), deren Gesellschafter der Landkreis Ostprignitz-Ruppin, die Fontanestadt Neuruppin, die Stadt Wittstock/Dosse, die Hansestadt Kyritz und die Sparkasse Ostprignitz-Ruppin sind, nimmt die Aufgaben der regionalen Wirtschaftsförderung wahr.

 

Die Herausforderung

  • Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens erfolgt weitestgehend in Besprechungen und jeder speichert seine Daten individuell auf dem Gruppenlaufwerk. Die Mitarbeiter erfahren nur per mündlicher Übermittlung welcher Mitarbeiter genau an was arbeitet.
  • Marketingaktivitäten und deren Kommunikation erfolgen derzeit hauptsächlich offline über Broschüren, Messeauftritte und Zeitungen etc. (z.B. Grüne Woche, Aero in Friedrichshafen). Im Bereich der Website sind Potenziale im Bezug auf SEO/SEM vorhanden.
  • Interaktion mit den Kunden erfolgt per Telefon und per Mail zu den üblichen Arbeitszeiten.

 

Die Folge

  • Die Mitarbeiter wissen nicht woran welcher Mitarbeiter genau arbeitet.
  • Es existiert keine einheitliche Ablagelogik der Dokumente und Dateien wodurch das Risiko des Datenverlusts und der Aufwand für das Auffinden steigt.
  • Für die Geschäftsführung ist nicht ohne Weiteres nachvollziehbar welche Absprachen Mitarbeiter mit Kunden getroffen haben oder welche Mitarbeiter im einzelnen mit dem Kunden wann genau in Kontakt stehen.
  • Die Kunden erwarten immer mehr einen interaktiven Austausch.

 

Der Wunsch

  • Durch den Einsatz moderner Lösungen kann die Kollaboration innerhalb des Unternehmens nachhaltig verbessert werden, wodurch neben höherer Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch die Nutzerzufriedenheit und die Verringerung von Durchlaufzeiten erreicht werden (z.B. Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung, gemeinsame Kalender). Mobiles Arbeiten ist ein weiterer Aspekt um das Thema Kollaboration zu unterstützen.
  • Durch eine Auswertung des besucherverhaltens auf dern Website, kann herausgefunden werden, welche Themen von Interesse für die Nutzer sind und wo gezielte Marketingaktivitäten sinnvoll sind.
  • Eine personalisierte Kundenansprache in Newslettern oder per Chatfunktion kann zur Festigung der Kundenbindung beitragen.

 

Die Vorgehensweise

  • Mit den Mitarbeitern der REG Nordwestbrandenburg werden persönliche Interviews geführt um den Status Quo, die Wünsche und die Herausforderungen zu identifizieren.
  • In gemeinsamen Workshops werden neue digitale Lösungen ausprobiert und deren Passfähigkeit auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter der REG geprüft.
  • Anschließend werden die Erkenntnisse analysiert und aufbereitet und passende, innovative Ideen entwickelt um den Herausforderungen zu begegnen.
  • Das Hauptaugenmerk liegt darauf, eine passgenaue digitale Lösung zu entwickeln und gemeinsam mit den späteren Nutzern zu testen, um die optimale Umsetzung der entwickelten Lösung sicherzustellen.

Projektlaufzeit

Zeitraum Q2-2017 bis Q1-2018

Projektstatus

Planungsphase 100%
Durchführungsphase 100%
Abschlussphase 40%
Evaluationsphase 0%

Projektergebnisse

  • Verbesserung des Kunden- und Partnerkontakts durch einen Live-Chat auf der Internetseite
  • Verbesserung der internen Terminabstimmung
  • Mobiles Zusammenarbeiten an Projekten
  • Vereinfachte Erstellung des Internet Newsletters
  • Verbesserung des Projektmanagements
  • Suchmaschienenoptimierung

Methoden

  • Interviews
  • Brainstorming
  • How-might-we-Questions
  • Idea-Napkin
  • Prototyping (Paper, MockUps, Comics, usw.)
  • Tests

Beteiligte

REG Regionalentwicklungsgesellschaft Nordwestbrandenburg mbH
Ansprechpartner: Christian Fahner (Wirtschaftsreferent REG)
Trenckmannstraße 35
16816 Neuruppin
Mail: cf@reg-nordwestbrandenburg.de
Web: www.reg-nordwestbrandenburg.de/

Der Projektumsetzer

Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH (IIIM)
Magdeburger Straße 50
14770 Brandenburg an der Havel
Web: www.drei-i-m.de

Michaela Scheeg (Projektleiterin – IIIM)
Mail: m.scheeg@drei-i-m.de

Kommunikation
Dokumente und Akten ohne Ablagelogik
Workshop und Ideengenerierung